ניהול השכרות · חינם לבעלי דירות
מוסיפים נכס, מסמנים את הדירות שלכם על מודל תלת-ממדי של הבניין, ומנהלים הכל מדירה אחת: שוכר, שכר דירה, מעקב תשלומים, תזכורות חוזה ומס, מסמכים ותחזוקה. בלי אקסל ובלי עמלות.
חינם לבעלי דירות · מעקב ותזכורות, לא סליקה · פרטי ולא מופיע בחיפוש
עיר, כתובת, קומות - ונבנה לכם מודל תלת-ממדי של הבניין על המפה.
מקישים על הדירות שבבעלותכם על המודל וממלאים שוכר, שכר דירה ותאריכי חוזה.
צבע הדירה אומר הכל: שולם, ממתין, בפיגור, פנויה. תזכורות חוזה, מסמכים ותחזוקה - במקום אחד.
זה מתחיל כמעט תמיד באותו רגע. השוכר כותב בעשר בלילה שאין מים חמים, צ'ק של החודש חזר מהבנק, ובאקסל שלכם יש שלוש גרסאות של אותו חוזה. רוב בעלי הדירות בישראל מנהלים לבד, וזה בסדר גמור. מה שחסר הוא לא עוד חברה שתעשה את זה במקומכם, אלא סדר: מקום אחד שבו כל דירה, כל שוכר, כל שקל וכל תקלה יושבים יחד, וכמה כללים חשובים מהחוק כבר נבדקים בשבילכם: תקרת הביטחונות, המועדים לתיקון ושעון ההחזרה.
במדריך הזה נלך יחד דרך עשר שנים של בעל דירות אחד. הדמות, הבניין, השמות והמספרים מומצאים לגמרי ומסומנים כדוגמה, אבל כל חישוב בהם נעשה לפי אותם כללים שניהול ההשכרות מפעיל על הדירות האמיתיות שלכם. בסוף כל פרק תמצאו מה בדיוק עושים במסך, ומה עוד לא אפשרי, כדי שלא תסמכו על משהו שלא קיים.
מה זמין היום, ולמי. המדריך מתאר את ניהול ההשכרות כפי שהוא נבנה. חלק מהיכולות פתוחות היום לכל בעל דירה רשום, וחלקן בתצוגת מנהלים בלבד ועוד לא פתוחות לכל בעלי הדירות. בתחילת כל פרק כתוב בדיוק מה זמין היום ומה עוד לא.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: הכול כאן כללי; היכולות בעמודה האמצעית מסומנות בפרקים הבאים.
אין תשובה אחת נכונה. מי שגר בחו"ל, מנהל עשרות דירות או פשוט לא רוצה לענות לטלפון, ירוויח מחברת ניהול, וכאן ריכזנו מה בודקים לפני שבוחרים חברה כזו. מי שגר קרוב, משכיר דירה אחת עד כמה עשרות, ורוצה להחליט בעצמו, צריך בעיקר שליטה ובהירות. ההשוואה הכנה נראית כך:
| מה חשוב לכם | לבד, עם מחברת ואקסל | לבד, עם ניהול ההשכרות של נדלן | חברת ניהול |
|---|---|---|---|
| עלות | אין | אין: השימוש חינם, וכל חבילה בתשלום תוצע רק אחרי שהמחירים יאושרו | בדרך כלל אחוזים משכר הדירה |
| מי מחליט | אתם | אתם | לפי הסכם הניהול |
| מעקב אחרי תשלומים | ידני, קל לפספס | כל חודש נרשם מהחוזה, ומה שלא שולם מסומן | החברה גובה ומדווחת |
| הצמדה למדד | מחשבים לבד | מחושבת לפי המדד של הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה | החברה מחשבת |
| תקלות | בוואטסאפ, בלי מעקב | כל תקלה עם סוג, דחיפות והמועד שהחוק נותן | מוקד של החברה |
| כסף | עובר אליכם | עובר ישירות מהשוכר אליכם. כאן רק רושמים ומתאימים, לא גובים | לעיתים עובר דרך החברה |
שימו לב לשורה האחרונה: ניהול ההשכרות של נדלן לא גובה שכר דירה ולא מחייב כרטיס אשראי של השוכר. כל שורה של כסף במערכת היא רישום שלכם: מה צריך להגיע, מה הגיע, ומה עוד פתוח.
בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: ייבוא מאקסל, כולל ייבוא חוזר שלא מכפיל.
נכיר את רונית, דמות מומצאת. יש לה שלוש דירות בבניין בדוי, "רחוב הדוגמה 12" בעיר לדוגמה, ושתיים מהן מושכרות. כל מה שהיא יודעת יושב בטבלת אקסל ישנה: כתובת, דירה, קומה, שם השוכר, טלפון, שכר דירה ותאריכי חוזה.
רונית מעתיקה את הטבלה ומדביקה אותה במסך הייבוא. העמודות מזוהות לבד, בעברית או באנגלית, ומראה תצוגה מקדימה עם מספר הבניינים, הדירות והשוכרים שנמצאו. רק אחרי שהיא מאשרת, נבנה הבניין, הדירות יושבות בקומות שלהן, והחוזים נפתחים.
שני דברים קטנים שחוסכים כאב ראש גדול:
זמין היום לכל בעל דירה רשום: רישום החוזה והביטחונות, עם אזהרה כשהפיקדון מעל התקרה שבחוק. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: עצירת הרישום מעל התקרה, חוזה מתבנית עם מספור סעיפים, וחתימה דרך קישור.
לדירה הפנויה רונית מוצאת שוכר חדש, נקרא לו יואב (גם הוא מומצא). שכר הדירה 5,200 ש"ח לחודש, החוזה לשנה, תשלום ב-1 לחודש, והצמדה למדד אחת לשנה.
כאן נכנס חוק שכירות הוגנת. ברוב חוזי השכירות למגורים, בטוחה שעולה לשוכר כסף, כמו פיקדון במזומן או ערבות בנקאית, לא יכולה לעלות על הנמוך מבין שלושה חודשי שכירות לבין שליש מכל שכר הדירה של תקופת החוזה. לחוק יש חריגים, ובחוזה חריג כדאי לבדוק עם עורך דין:
| החישוב (דוגמה) | סכום |
|---|---|
| שלושה חודשי שכירות: 3 × 5,200 | 15,600 ש"ח |
| שליש מכל התקופה: 12 × 5,200 ÷ 3 | 20,800 ש"ח |
| התקרה: הנמוך מביניהם | 15,600 ש"ח |
רונית מנסה לרשום פיקדון של 18,000 ש"ח, והרישום נעצר עם התקרה על המסך. היא רושמת 15,600. בחוזה של חצי שנה התקרה הייתה יורדת לשליש מששת החודשים, 10,400 ש"ח, וזו הסיבה שהעצה הנפוצה "לקחת שלושה חודשים" לא נכונה לכל חוזה.
החוזה עצמו נבנה מתבנית לפי חוק השכירות והשאילה, ומספור הסעיפים רץ ברצף גם כשסעיף אופציונלי לא נכלל. יואב מקבל קישור לחתימה, קורא את הנוסח המלא וחותם באצבע בטלפון.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: סימון חודשים ששולמו ומה בפיגור, וצבע לכל דירה. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: צ'ק שחזר עם עמלה, ביטול שורה עם סיבה, דיווח "שילמתי" מהשוכר ורישום חד-פעמי של לחיצה כפולה.
מהחוזה כבר ידוע מה צריך להגיע בכל חודש. כשיואב מעביר כסף, רונית לוחצת "תשלום שהתקבל". כשהוא מעדיף, הוא מדווח בעצמו מהקישור האישי שלו "שילמתי", והדיווח מחכה לאישור שלה עד שהכסף באמת נכנס.
בחודש השביעי של הדוגמה, צ'ק של 5,200 ש"ח חוזר מהבנק, והבנק גובה 25 ש"ח עמלה. רונית מסמנת את הצ'ק כ"חזר" ומוסיפה את העמלה. החודש נפתח שוב, והיתרה של יואב עולה בדיוק ב-5,225 ש"ח.
| מה קרה (דוגמה) | השפעה על היתרה |
|---|---|
| חיוב חודש 7 | +5,200 |
| צ'ק 5,200 הופקד | −5,200 |
| הצ'ק חזר | +5,200 |
| עמלת בנק על הצ'ק | +25 |
| יואב חייב עכשיו | 5,225 ש"ח |
ומה קורה כשרונית עצמה טועה, למשל רושמת את אותו תשלום פעמיים? תיקון לא מוחק שורה מהספרים. מבטלים אותה עם סיבה, היתרה חוזרת לקדמותה, ושתי השורות נשארות גלויות, כך שתמיד רואים מה נרשם, מה תוקן ומתי. (מחיקה של כל המידע היא פעולה נפרדת בהגדרות, בפרק 12.)
ואם רונית לוחצת פעמיים על אותו כפתור, או שהאינטרנט נפל באמצע? זו אותה פעולה, והיא נרשמת פעם אחת בלבד.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: מחשבון הצמדה: מזינים את ערכי המדד מהלמ"ס ומקבלים את שכר הדירה המעודכן, עם רצפה. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: עדכון אוטומטי בכל שנת חוזה מהמחשבון של הלמ"ס, וסימון "ממתין למדד".
בדירה השנייה של רונית גרה מיכל (גם היא מומצאת), בחוזה ארוך לארבע שנים, 5,200 ש"ח לחודש, עם הצמדה אחת לשנה, מלאה, ועם רצפה. המשמעות: בתחילת כל שנת חוזה שכר הדירה מתעדכן לפי השינוי במדד המחירים לצרכן ממועד הבסיס, אבל לעולם לא יורד מתחת ל-5,200 ש"ח שנקבעו בחוזה.
| שנת חוזה (דוגמה) | שינוי מצטבר במדד מהבסיס | שכר הדירה |
|---|---|---|
| שנה 1 | בסיס | 5,200 |
| שנה 2 | +3.0% | 5,356 |
| שנה 3 | +2.5% | 5,330 |
| שנה 4 | −0.4% | 5,200 (הרצפה) |
שימו לב לשנה השלישית: כשהמדד המצטבר יורד, גם שכר הדירה יורד, כי ההצמדה עובדת לשני הכיוונים. הרצפה מגינה רק על הסכום שבחוזה. המספרים המדויקים של המדד מגיעים מהמחשבון של הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה. ואם השירות שלה לא זמין ביום החיוב, החודש מסומן "ממתין למדד", וההפרש המדויק נרשם כשהמדד חוזר, בלי לחייב פעמיים.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: תקלות עם דחיפות והמועד שבחוק, 3 או 30 יום. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: רשימת מכשירים לכל דירה, קישור לבעל מקצוע והתראה במייל.
בחורף של השנה השנייה יואב כותב מהקישור שלו: "אין מים חמים בכלל". התקלה מסווגת כדחופה. לפי חוק השכירות והשאילה, תקלה שהמשכיר אחראי לה מתקנים בתוך זמן סביר מהפנייה של השוכר: תקלה שמונעת מגורים סבירים לא יאוחר מ-3 ימים, ותקלה אחרת לא יאוחר מ-30 יום. תקלה שנגרמה משימוש לא סביר של השוכר אינה באחריות המשכיר. רונית רואה בכל תקלה את המועד האחרון שהחוק קובע, ואת התקלה הדחופה היא מקבלת במייל מיד.
לכל דירה יש רשימת מכשירים: דוד, מזגן, לוח חשמל, עם יצרן, דגם, אחריות וטיפול אחרון. כשהדוד מתקלקל, רונית פותחת תקלה ישר מהמכשיר, שולחת לאינסטלטור קישור אישי, והוא מעדכן "בטיפול" ו"טופל" בלי להירשם לשום דבר. מכשיר שהוחלף אפשר לערוך או להסיר, והתקלות שלו נשארות ביומן.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: רשימת המסמכים שחסרים, וייצוא סיכום של מה שתועד. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: מסמכים מוצפנים, שמירת הנוסח החתום ותיק ראיות מלא מהחודש הראשון.
החוזה החתום, צילום תעודת הזהות, אישורי הפקדה ותמונות מצב הדירה נשמרים מוצפנים בשרת. בתוך ניהול ההשכרות הם נפתחים רק מהחשבון של רונית, ושוכר רואה דרך הקישור שלו רק את מה ששייך לחוזה שלו. כשיואב חותם, נשמר הנוסח המדויק שעליו חתם, יחד עם השם, השעה, החתימה וטביעת אצבע דיגיטלית של הטקסט. גם אם התבנית תשתנה בעתיד, החוזה החתום נשאר בדיוק כמו שנחתם.
ואם פעם יגיע סכסוך? בלחיצה אחת רונית מפיקה תיק ראיות לחוזה: כל שורה בספרים מהחודש הראשון, כל הודעה וכל תקלה, לפי סדר הזמנים. זה בדיוק מה שעורך דין יבקש ממנה.
מה עוד לא קיים: חתימה של בעל הדירה עצמו. היום חותם רק השוכר, דרך הקישור.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: תזכורות לסוף החוזה, לחלון האופציה ולימי ההודעה, 90 ו-60. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: חידוש חוזה, סיום עם חישוב לפי ימים, שעון 60 הימים להחזרת הביטחונות, וכרטיס שוכר קודם.
אחרי שנתיים יואב ורונית מחדשים לשנה נוספת ומסכמים על 5,400 ש"ח לחודש. החוזה הישן נסגר יום לפני החדש, החדש נפתח עם בסיס הצמדה חדש, והפיקדון עובר מחוזה לחוזה בלי שיחשב כהכנסה.
בשנה הרביעית, באמצע החוזה החדש, יואב מודיע שהוא עוזב ב-18 לחודש של 30 יום. רונית מסיימת את החוזה, והחודש האחרון מחושב לפי ימים:
| החודש האחרון (דוגמה) | סכום |
|---|---|
| שכר דירה מלא בחוזה החדש | 5,400 |
| 18 ימים מתוך 30 | 5,400 × 18 ÷ 30 = 3,240 ש"ח |
| חיובים אחרי תאריך העזיבה | מבוטלים |
מהיום שבו יואב מחזיר את הדירה, ברשימה של רונית מופיעה תזכורת עם ספירה לאחור של 60 יום. לפי חוק שכירות הוגנת, את הבטוחה מחזירים עד המאוחר מבין שני מועדים: 60 יום מהיום שבו הדירה הוחזרה, או היום שבו השוכר שילם את החובות שהבטוחה נועדה להבטיח. אם הדירה הוחזרה היום והחובות שולמו אחרי 90 יום, המועד הוא היום ה-90, לא היום ה-150. התזכורת היא עזר בלבד, והמועד המחייב במקרה שלכם הוא עניין לעורך דין.
ואם יואב עוזב בלי לשלם את 3,240 השקלים האלה? החוב לא נעלם כשהחוזה נסגר. הוא נשאר בספרים ובכרטיס של "שוכר קודם" בדירה. כשהוא משלם אחרי חודשיים, רונית פותחת את הכרטיס שלו, והתשלום נרשם על החוזה שלו ולא על החוזה של השוכרת החדשה. אפשר גם לקזז מהפיקדון, או, אם אין ברירה, למחוק את החוב לחובות אבודים עם סיבה.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: רישום החוזים והביטחונות, סימון חודשים ששולמו ותזכורות לסוף החוזה. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: חידוש, סיום עם חישוב לפי ימים, "ממתין למדד", עריכת מכשיר, הורדת כל המידע ותיק ראיות מלא.
הסיפור לא נגמר בשנה הרביעית. כך נראות שש השנים הבאות בבניין המומצא של רונית, שוב עם שמות ומספרים בדויים, וכל חישוב לפי אותם כללים:
שירה נכנסת לדירה שיואב עזב, 5,600 ש"ח לחודש, חוזה לשנה. מיכל מחדשת לארבע שנים ב-5,300 ש"ח, עם בסיס הצמדה חדש.
החשבון: תקרת הביטחונות של שירה: הנמוך מבין 3 × 5,600 = 16,800 לבין 12 × 5,600 ÷ 3 = 22,400, כלומר 16,800 ש"ח
הדוד בדירה של מיכל מוחלף. רונית עורכת את המכשיר ברשימה, וההיסטוריה של התקלות שלו נשארת ביומן. שירה מחדשת לשנה נוספת באותו מחיר.
החשבון: אין שינוי בכסף
ביום החיוב של שנת החוזה השלישית של מיכל, המחשבון של הלמ"ס לא זמין. החודש נרשם לפי 5,300 ומסומן "ממתין למדד". כשהמדד חוזר, השינוי המצטבר הוא 1.8%, וההפרש נרשם פעם אחת.
החשבון: 5,300 × 1.018 = 5,395.40, הפרש של 95.40 ש"ח
שירה עוזבת ב-10 לחודש של 31 יום, ומשלמת את מה שהיה עליה. הבטוחה שלה חוזרת לפי שעון 60 הימים.
החשבון: 5,600 × 10 ÷ 31 = 1,806.45 ש"ח לחודש האחרון
החוזה של מיכל נגמר בסוף שנה 8 והיא עוברת דירה. נועם נכנס לדירה שלה ב-5,500 ש"ח, ותמר לדירה של שירה ב-5,700 ש"ח. בינואר רונית שולחת לרואה החשבון את סיכום השנה שעברה, ומורידה גיבוי של כל המידע.
החשבון: התקרות: 16,500 ש"ח לנועם, 17,100 ש"ח לתמר
מחלוקת עם נועם על נזק בסוף השנה. רונית מפיקה תיק ראיות לחוזה שלו, עם כל שורה, הודעה ותקלה מהחודש הראשון.
החשבון: היומן של הבניין מחזיק את כל עשר השנים
שימו לב למה שלא קרה בדוגמה: אף חוב לא הומצא כשדירה עמדה ריקה, אף פיקדון לא נספר כהכנסה, ואף חיוב לא נרשם פעמיים, גם בחודש שבו המדד התעכב.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: אומדן מס לשלושת המסלולים ותזכורת למועד התשלום במסלול 10%. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: בחירת שנה לסיכום וקובץ לרואה החשבון.
בינואר רונית צריכה את השנה שעברה, לא את השנה הנוכחית. היא בוחרת שנה, ומקבלת סיכום לפי בניין: הכנסות משכר דירה נטו, בלי הפיקדונות, והוצאות לפי סוג. הקובץ לרואה החשבון יוצא בעברית, עם עמודות שאפשר לפתוח באקסל.
לצד הדוח מופיע אומדן לשלושת מסלולי המס על הכנסה משכירות למגורים. תקרת הפטור נבחנת על סך כל שכר הדירה החודשי מכל הדירות למגורים שלכם יחד, לפי שנת המס ובתנאים שבחוק. לשנת 2025 התקרה היא 5,654 ש"ח לחודש. זה אומדן בלבד, והמספר המחייב הוא של רשות המסים ושל רואה החשבון.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: כפתור תזכורת בוואטסאפ לכל שוכר. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: קישורים אישיים וביטולם, והתראות במייל.
כל שוכר, מועמד ובעל מקצוע מקבל קישור אישי בוואטסאפ, בלי אפליקציה ובלי סיסמה. קישור של שוכר תקף עד סוף החוזה ועוד 60 יום. בהגדרות רונית רואה כל קישור ששלחה: למי, עד מתי, וכמה פעמים נפתח. אם טלפון של שוכר אבד, היא מבטלת את הקישור בלחיצה, ומי שיפתח אותו יראה שהוא כבר לא בתוקף.
התראות במייל: תקלה דחופה וחוזה שנחתם מגיעים מיד. דיווח על תשלום, הודעה מהשוכר ומועמד חדש מגיעים בסיכום אחד ביום. אפשר לכבות את ההתראות בהגדרות.
חשוב לדעת: לשוכרים לא נשלחות הודעות וואטסאפ אוטומטיות. תזכורת לשכר דירה, עדכון על תקלה וקישור לחתימה נשלחים בלחיצה של רונית: ההודעה מוכנה, והיא שולחת אותה מהוואטסאפ שלה.
זמין היום לכל בעל דירה רשום: ייצוא סיכום הנתונים שתועדו. בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: הורדת כל המידע בקובץ אחד, קובץ לאקסל ומחיקת כל המידע.
בכל רגע רונית יכולה להוריד את כל המידע שלה בקובץ אחד: הבניינים, הדירות, השוכרים, החוזים, כל שורה בספרים מהיום הראשון והיומן. את ספר התשלומים אפשר להוריד גם כקובץ לאקסל. מסמכים מורידים אחד אחד מתוך הדירה. היא יכולה גם למחוק את כל המידע לגמרי.
כדי שלא תסמכו על משהו שלא קיים, הנה מה שעדיין לא אפשרי:
בתצוגת מנהלים, עוד לא פתוח לכל בעלי הדירות: ההרצה נעשתה על מנוע הכספים של הגרסה החדשה, שנמצא היום בתצוגת מנהלים.
לפני שפתחנו את ניהול ההשכרות הרצנו עליו הרצה ממוחשבת של 120 חודשים, יום אחרי יום, עם ארבעה בעלי דירות מומצאים: אחד עם דירה אחת, אחד עם שלוש, אחד עם 15 ואחד עם 200. בהדמיה היו כניסות ועזיבות, חידושים, מדד שעולה ויורד, צ'קים שחוזרים, פיגורים, פינוי, פיקדונות, תקלות, שנים מעוברות וסופי חודש, ייצוא ומחיקה, והחלפת מפתח ההצפנה.
בסוף כל יום נבדק שהספרים מאוזנים עד האגורה ושאין שורה כפולה. בסך הכול רצו 785,780 בדיקות אוטומטיות, וכולן עברו. חשוב לומר ביושר מה זה ומה זה לא: זו בדיקה ממוחשבת של הכללים על נתונים מומצאים, לא ביקורת חיצונית ולא הבטחה של אדם שהמספרים שלכם יהיו נכונים לעשר שנים. האחריות על החוזה, על המס ועל ההחלטות נשארת שלכם.